Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

ZAKRES ZASTOSOWANIA INFORMACJI

Ta Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez spółkę Studio Form ma zastosowanie do danych otrzymanych:
– poprzez formularze elektroniczne,
– w ramach umów z klientami (tylko dane kontaktowe),
– przez przedstawicieli spółki Studio Form w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych (np. w ramach spotkań lub korespondencji biznesowej, w ramach konferencji lub innych eventów, przetargów, negocjacji itp.).
Informacja nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych pracowników, kandydatów do pracy, ani danych powierzonych do przetwarzania w ramach umowy powierzenia.

ADMINISTRATOR

Administratorem danych osobowych jest firma Studio Form Sp. z.o.o. z siedzibą przy ulicy Wincentego Kadłubka 9, 02-496 Warszawie.

DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH

Zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez spółkę Studio Form prosimy kierować zgodnie z podanymi poniżej danymi kontaktowymi:
Studio Form Sp. z o.o.
ul. Wincentego Kadłubka 9
02 – 496 Warszawa
Polska
e-mail: biuro@studioform.pl
tel.: +48 (22) 867 56 61

ŹRÓDŁO POZYSKANIA DANYCH I KATEGORIE DANYCH UDOSTĘPNIONE PRZEZ INNE PODMIOTY

Spółka Studio Form może otrzymać dane kontaktowe bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez formularze elektroniczne lub w czasie konferencji) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).
W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych udostępnianych spółce Studio Form.

PODSTAWA PRAWNA, CELE PRZETWARZANIA, OKRES PRZETWARZANIA

Dane osobowe przetwarzane są przez spółkę Studio Form w określonych poniżej celach.
Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz kryteria określenia okres przetwarzania danych w tym celu.

I.
CEL: realizacja umowy lub zamówienia, PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt b) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów

W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a spółką Studio Form, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane
w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.
W przypadku formularzy elektronicznych służących do pobrania/zamówienia pliku (np. e-book, demo, raport itp.) podane dane będą przetwarzane w celu dostarczenia zamówionego pliku oraz w celu kontaktów z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń.
W przypadku formularzy elektronicznych umożliwiających zapisanie się na konferencję, szkolenie lub inny event organizowany przez spółkę Studio Form podane dane będą przetwarzane w celu organizacji eventu oraz w celu kontaktów z Panią/Panem związanych z tym eventem oraz ewentualnych rozliczeń.

II.
CEL: kontakty biznesowe, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

Dane kontaktowe wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane przez przedstawicieli spółki Studio Form do celu kontaktów biznesowych.
Przedstawiciele spółki Studio Form mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty spółki Studio Form, zaproszenia na spotkanie lub event organizowany przez spółkę Studio Form lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać sporadycznie informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności Studio Form oraz inne informacje mające związek z obszarami działalności Studio Form.
W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciele spółki Studio Form mogą także skontaktować się
z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.

III.
CEL: newsletter, PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z newslettera (cofnięcie zgody)

W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera od spółki Studio Form, Pani/Pana adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania newsletterów. Newsletter będzie wysyłany do Pani/Pana z wybraną przez dział marketingu częstotliwością, tak by zapewnić Pani/Panu dostęp do aktualnych informacji o ofercie i działalności spółki Studio Form oraz innych informacji dotyczących obszarów działalności Studio Form.
Zwracamy uwagę, na to że niezależnie od zgody na newsletter, administratorzy mogą mieć podstawę do przetwarzania Pani/Pana danych do celu kontaktów biznesowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (zgodnie z pkt II).

IV.
CEL: odpowiedź na zapytanie, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (cofnięcie zgody)

W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Ta zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.

V.
CEL: organizacja i promocja eventu, PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu organizowanym przez spółkę Studio Form podane dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, hotelom oraz innym podmiotom związanym z organizacją eventu. Informacja o prelegentach może być ponadto udostępniana publicznie na stronie internetowej, w aplikacji eventowej oraz w materiałach promocyjnych i konferencyjnych.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, realizacja obowiązków oraz promocja poprzez organizację eventów.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.

VI.
CEL: wykonywanie umowy lub zamówienia pomiędzy spółką Studio Form, a innym podmiotem, PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

W przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy (lub zamówienia) zawartej pomiędzy spółką Studio Form, a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.

VII.
CEL: współpraca z partnerem Studio Form, PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

W przypadku zainteresowania produktem lub usługą, których dystrybucja odbywa się przez sieć partnerów Studio Form, Pani/Pana dane osobowe zostaną udostępnione dedykowanemu partnerowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan potencjalnym lub obecnym klientem spółki Studio Form, jak
i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest/będzie Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, rozwój działalności i rozwój sieci stałych partnerów.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.

VIII.
CEL: kontakty z mediami i promowania w mediach działalności, usług i produktów Studio Form,
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : do rezygnacji z kontaktów (cofnięcie zgody)

W przypadku dziennikarzy, redaktorów, reporterów oraz innych osób zajmujących się działalnością dziennikarską dane osobowe będą przetwarzane do celu utrzymywania kontaktów przedstawicieli spółki Studio Form z mediami i w celu promowania w mediach działalności, usług i produktów spółki Studio Form. W szczególności może to obejmować informowanie o ważnych wydarzeniach, działalności, produktach i usługach oraz osiągnieciach spółki Studio Form.
Podjęcie kontaktów z przedstawicielem spółki Studio Form będzie traktowane jako zgoda na takie kontakty. W przypadku wyrażenia zgody – zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.

IX.
CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji, PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 pkt c) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora

W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie (np. rezerwacja hotelu).

X.
CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów

Dane wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione spółce Studio Form mogą być przetwarzane do celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków spółki Studio Form oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko spółce Studio Form. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie spółka Studio Form była zobowiązana do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.
Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych zgodnie z informacją w części UPRAWNIENIA.

KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH

W przypadku formularzy elektronicznych – podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza i w konsekwencji w zależności od rodzaju formularza brakiem możliwości pobrania pliku,
udziału w evencie lub zapisu na newsletter.
W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli spółki Studio Form w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości.
W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego ze spółką Studio Form – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.

REZYGNACJA Z NEWSLETTERA

W przypadku wyrażenia zgody na newsletter – zgoda na newsletter jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy postępować według instrukcji zawartych w otrzymywanym newsletterze lub skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE
W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody.
Jeżeli zrezygnuje Pani/Pan z otrzymywania newslettera, ale nie złoży sprzeciwu na kontakty biznesowe, to nadal możemy mieć podstawę, żeby kontaktować się z Panią/Panem w tym celu (pkt II. w części PODSTAWA PRAWNA, CELE PRZETWARZANIA, OKRES PRZETWARZANIA). Aby złożyć sprzeciw na takie kontakty prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.

UPRAWNIENIA

Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
– dostępu do danych;
– sprostowania danych;
– usunięcia danych;
– ograniczenia przetwarzania danych;
– przenoszenia danych;
– sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);
– cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).
Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pana odpowiedź
z uzasadnieniem odmowy.
W celu realizacji Pani/Pana uprawnień, prosimy o kontakt zgodnie z informacją podaną w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.
Zwracamy uwagę na to, że:
– prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
– prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonania umowy ;
– administrator może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
– w niektórych przypadkach administrator może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów handlowych).

ODBIORCY DANYCH, PRZEKAZANIE DO PAŃSTW TRZECICH

Dane kontaktowe przechowywane są na serwerach Studio Form, jednak są dostępne zdalnie dla przedstawicieli spółki Studio Form.
W związku z tym informujemy, że dane osobowe mogą zostać przekazane do państwa spoza UE, w którym prowadzi działalność spółka Studio Form.
Dane mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi spółka Studio Form podejmują współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla klientów, kontaktów biznesowych, działań marketingowych oraz obsługi działalności spółki Studio Form.
W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu – Pani/Pana dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, współorganizatorom, hotelom oraz innym podmiotom zaangażowanym w organizację eventu.
W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, w stosunku którego nie została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, spółka Studio Form stosuje odpowiednie zabezpieczenia poprzez standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub organ nadzorczy (zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt c) i d) RODO).
Zapytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych i sposobu uzyskania kopii standardowych klauzul ochrony danych prosimy kierować zgodnie
z informacjami podanymi w części „DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH”.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Podane przez Panią/Pana dane mogą być przetwarzane w celu profilowania i dostosowania przesyłanych przez nas treści marketingowych, ofert lub informacji do Pani/Pana zainteresowań oraz działalności gospodarczej lub zawodowej.
Podane przez Panią/Pana dane nie będą jednak przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

NOTA PRAWNA

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez spółkę Studio Form stanowi dokument o wyłącznie informacyjnym charakterze i jest ujawniona w celu realizacji wynikających z przepisów RODO obowiązków informacyjnych spółki Studio Form. Informacja jest jednocześnie utworem w rozumieniu przepisów prawa autorskiego, który podlega ochronie. Zabrania się jej powielania lub wykorzystywania w całości lub w części niezgodnie z przeznaczeniem.